Politika varstva osebnih podatkov

POLITIKA VARSTVA OSEBNIH PODATKOV DRUŽBE LEGALIS SVETOVANJE, D.O.O

Politika varstva osebnih podatkov družbe Legalis svetovanje, d.o.o (v nadaljevanju: Politika) opisuje načine, vrsto, obseg in namene obdelave osebnih podatkov v družbi Legalis svetovanje d.o.o. (v nadaljevanju: Družba), kakor tudi opisuje pravice posameznika, katerega osebni podatki se obdelujejo v Družbi.

Namen te Politike je pokazati zavzemanje Družbe za ustrezno varstvo osebnih podatkov posameznika ter skrb za varno in skladno obdelavo le-teh, kakor tudi omogočiti posamezniku nadzor nad obdelavo njegovih osebnih podatkov v Družbi.

Politika velja za vse produkte in storitve Družbe, razen za tiste, za katere Družba sprejme in objavi posebna pravila obdelave osebnih podatkov.

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je družba Legalis svetovanje d.o.o., Vodovodna cesta 33A, 1370 Logatec, Matična številka: 6331289000, ki jo zastopa direktorica Tanja Miklavc Maček.

Dodatni podatki o Družbi so na voljo na spletni strani www.pravnisos.si, kontaktni naslov družbe je info@pravnisos.si.

Do osebnih podatkov poleg direktorice družbe in solastnice dostopajo in jih obdelujejo tudi skrbno izbrani zunanji izvajalci oz. Obdelovalci osebnih podatkov, ki so z Družbo sklenili pogodbo o obdelavi osebnih podatkov oziroma vsebinsko enak dogovor ali drug zavezujoč dokument (v nadaljevanju: Pogodba o obdelavi osebnih podatkov). Obdelovalec osebne podatke obdeluje skladno določbami Pogodbe o obdelavi osebnih podatkov ter le v obdobju, obsegu in za namen, ki ga določa Pogodba o obdelavi osebnih podatkov.

Družba od Obdelovalcev osebnih podatkov zahteva izpolnjevanje najmanj vseh standardov obdelave osebnih podatkov, ki jih predvideva veljavna zakonodaja s področja obdelave osebnih podatkov.

Zunanji pogodbeni izvajalci imajo dostop le do osebnih podatkov strank, katerim nudijo pravno in davčno svetovanje, vendar le z namenom izpolnitve pogodbene obveznosti in tudi v obsegu, ki je potreben za izvedbo storitve.

2. Namen in vrste osebnih podatkov, ki jih obdelujemo

Družba zbira in obdeluje samo osebne podatke, za obdelavo katerih ima bodisi zakonsko podlago, bodisi je obdelava osebnih podatkov neizogibno potrebna za izvajanje pogodbenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank.

Družba zbira naslednje osebne podatke: ime in priimek, naslov,  elektronski naslov, telefon ter morebitne druge osebne podatke, ki jih posameznik prostovoljno razkrije.

Družba obdeluje osebne podatke za naslednje namene:

a.) za namen izpolnjevanja pogodbenih in zakonskih obveznosti do posamezne stranke ter izvajanja vseh aktivnosti in dejavnosti Družbe, ki so povezane s kvalitetnim opravljanjem dejavnosti družbe ter ostalih zavezujočih pravnih aktov na nivoju Republike Slovenije in Evropske unije (v nadaljevanju: EU):

• za pripravo, posredovanje in arhiviranje pravnega ali davčnega mnenja,
• za izdajo predračuna, računa,
• za računovodsko obdelavo podatkov in
• po potrebi za dodatno komunikacijo s stranko s strani družbe ali zunanjega izvajalca, ki pogodbeno sodeluje z družbo pri pripravi pravnega ali davčnega mnenja.

b.) za namen sklenitve poslovnega razmerja, kjer Družba obdeluje osebne podatke, ki ji jih posameznik prostovoljno posreduje in ki so nujno potrebni za dogovarjanje o morebitnem bodočem sodelovanju.

c.) za namene posredovanja državnim organom, kot na primer, Finančni urad Republike Slovenije, sodišča, inšpekcijskih organov ipd., vse skladno z vsakokratnimi navodili posameznega organa za posredovanje osebnih podatkov o strankah.

Družba za zgoraj izpostavljene namene obdelave osebnih podatkov le-te obdeluje skladno z veljavno zakonodajo, kar pomeni, da se za obdelavo osebnih podatkov štejejo dejanja, kot na primer vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razmnoževanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje osebnih podatkov.

3. Piškotki

Družba za izboljšanje uporablja naslednje piškotke, ki se hranijo z namenom in za obdobje, kot izhaja iz spodnje preglednice:

Ime piškotka	Stran	Namen	Čas piškotka	Podjetje
_ga _gat _gid fr	www.pravnisos.si www.pravnisos.si www.pravnisos.si facebook.com	Statistika ogledov spletne strani Statistika ogledov spletne strani Statistika ogledov spletne strani Šifriran Facebook ID in ID brskalnika	2 leti 1 minuta 24 ur 3 mesece	Google LCC Google LCC Google LCC Facebook, Inc.

Družba zbira podatke o piškotkih samo, če se posameznik s tem izrecno strinja, kar izkaže s klikom na »strinjam se«. Posameznik lahko vedno spremeni oziroma odvzame soglasje in sicer tako, da v svojem brskalniku označi, katere piškotke želi blokirati. Možnost upravljanja s piškotki se pri večini brskalnikov nahaja v rubriki nastavitve oz. internetne možnosti. V brskalniku lahko piškotke tudi izbrišete.

4. Posredovanje podatkov državnim organom

Družba na poziv oziroma zahtevo tretjih oseb osebne podatke posreduje tudi državnim organom kot so na primer sodišča, ter vsem ostalim državnim organom in institucijam, ki imajo pravico pridobivati osebne podatke na takšen način.

Družba za upravljanje zgornjim organom posreduje samo tiste osebne podatke, ki jih organ od Družbe zahteva.

5. Koliko časa hranimo osebne podatke?

Družba hrani osebne podatke le toliko časa, kolikor jih nujno potrebuje za izpolnitev namena zaredi katerega so bili zbrani.

Osebne podatke, ki jih Družba zbira in obdeluje za namene izvajanja veljavne zakonodaje Družba hrani skladno z zakonsko določenimi roki hrambe.

6. Kako je z obdelavo osebnih podatkov oseb, mlajših od 18 let?

Družba ne obdeluje osebnih podatkov, oseb, če so mlajše od 18 let. Družba ima v Splošnih pogojih poslovanja zapisano, da sklepa pogodbe le s polnoletnimi strankami.

7. Na koga se lahko obrnete v zvezi z vašimi pravicami oziroma vsakršno obliko obdelave osebnih podatkov?

V primeru vprašanj v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v Družbi, se stranka lahko obrne na elektronski naslov info@pravnisos.si, na telefonsko številko 051368812 oziroma piše na sedež družbe na naslov Dimičeva 14, 1000 Ljubljana.

8. Prenos osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo

V Družbi se prenos osebnih podatkov strank izven Evropske unije (EU) ali Evropskega gospodarskega prostora (EGS) izvede zgolj v primeru:

• če je to zahtevano po zakonu (npr. poročevalske obveznosti na podlagi davčne zakonodaje) in so izpolnjeni pogoji za prenos osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo (npr. sklep u ustreznosti, ustrezni zaščitni ukrepi);
• če je to nujno za izvajanje pogodbe med Družbo in stranko (npr. izvršitev naročila oz. naloga)
• če smo za predlagani prenos prejeli izrecno privolitev stranke, potem ko je bila stranka obveščena o morebitnih tveganjih, ki jih takšni prenosi pomenijo zanjo.

 

9. Katere pravice še imate skladno z veljavno zakonodajo?

• Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od upravljavca na njegovo zahtevo prejeti potrdilo o tem, ali so v obdelavi osebni podatki, ki se nanašajo nanj. Družba je na zahtevo posameznika dolžna posredovati informacijo o tem, katere osebne podatke obdeluje ter kdo in s kakšnim namenom do njih dostopa. Družba je dolžna posredovati te podatke v razumnem času in na jasen način. Družba je dolžna posamezniku tudi pojasniti vsakega od načinov ter vsak namen obdelave njegovih osebnih podatkov.
• Družba je dolžna posredovati podatke o obdelavi osebnih podatkov posameznika v zvezi z njim v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki.
• Posameznik, katerega osebne podatke Družba obdeluje, ima pravico do popravka osebnih podatkov, če so le ti napačni, zastareli ali kakorkoli drugačen neresnični ali neustrezni. V primeru podanega zahtevka za popravek posameznega osebnega podatka si Družba pridržuje pravico zahtevati dokazilo o spremembi oziroma predložitev dokumenta, ki nesporno dokazuje, da je osebni podatek, ki ga vodi oziroma obdeluje Družba neustrezen. Družba je dolžna posameznika o opravljenem popravku obvestiti skladno z veljavno zakonodajo.
• Posameznik ima pravico zahtevati, da Družba obdeluje le osebne podatke, ki so nujno potrebni za izvajanje načinov obdelave osebnih podatkov, s katerimi je posameznik soglašal oziroma, ki jih Družba obdeluje skladno z vsakokrat veljavno zakonodajo.
• Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od Družbe zahtevati, da brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, ki jih Družba ne potrebuje več, ki jih Družba ni več dolžna obdelovati skladno z veljavno zakonodajo ter v vseh ostalih primerih, ki jih določa veljavna zakonodaja.
• Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od Družbe zahtevati, da omeji obdelavo in sicer v primerih, ki jih določa veljavna zakonodaja, kot na primer, a ne izključno, ko posameznik oporeka točnosti osebnih podatkov, ki jih obdeluje Družba, jih Družba ne potrebuje več, oziroma jih ni več dolžna obdelovati skladno z veljavno zakonodajo itd.
• Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da prejme osebne podatke v zvezi z njim, ki jih je posredoval Družbi v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posreduje drugemu upravljavcu osebnih podatkov, skladno z zahtevami posameznika in v mejah in pod pogoji ki jih določa veljavna zakonodaja.
• Posameznik lahko kadarkoli prekliče soglasje za vse namene obdelave osebnih podatkov, z izjemo zakonsko določenih namenov obdelave osebnih podatkov. Posameznik soglasje prekliče skladno z 9. točko teh Pravil, Družba pa ga je o prenehanju obdelave osebnih podatkov dolžna obvestiti skladno z vsakokrat veljavno zakonodajo.
• Posameznik, ima pravico do ene (brezplačne) kopije osebnih podatkov v elektronski ali tiskani obliki, za dodatne kopije lahko Družba zaračuna pristojbino ob upoštevanju stroškov priprave kopije. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki ima pravico od Družbe zahtevati, da zanj ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov, ki ima pravne učinke v zvezi s posameznikom ali na podoben način na posameznika znatno vpliva, če so izpolnjene predpostavke iz GDPR.
• Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki ima pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu, to je Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, če meni, da je pri obdelavi njegovih osebnih podatkov prišlo do kršitve veljavne zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov in sicer na naslov: Informacijski pooblaščenec RS, Zaloška cesta 59 1000 Ljubljana, Slovenija.

Zahtevo o uveljavljanju katerekoli od zgoraj opisanih pravic, se pošlje na elektronski naslov info@pravnisos.si oziroma na naslov Družbe (Dimičeva ulica 14, 1000 Ljubljana).

10. Obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev

Družba ne obdeluje podatkov strank na način, ki bi predstavljal avtomatizirano sprejemanje odločitev. V primeru, da bo Družba uvedla avtomatizirano sprejemanje odločitev, bo posameznik o tem predhodno obveščen, vključno s pravicami, ki jih bo imel v tem primeru (npr. pravica do osebnega posredovanja, pojasnila, izpodbijanja odločitve).

11. Obveznost zagotovitve osebnih podatkov

Posameznik mora v okviru sklenitve oz. kasnejšega izvajanja pogodbenega razmerja Družbi zagotoviti vse zakonsko zahtevane osebne podatke in jih po potrebi, v času pogodbenega razmerja, tudi redno posodabljati. Če posameznik ne bo posredoval zahtevanih osebnih podatkov oz. ne bo soglašal z obdelavo njegovih osebnih podatkov, ki so nujno potrebni za izvajanje pogodbenega razmerja, Družba s posameznikom ne bo sklenila pogodbenega razmerja oz. bo le tega primorana odpovedati. V kolikor stranka v času trajanja pogodbenega razmerja Družbi ne bo sporočila spremenjenih oz. posodobljenih osebnih podatkov, obstaja možnost, da Družba za stranko ne bo mogla izvajati storitev po pogodbi.

12. Splošne določbe

Politika se lahko kadarkoli spremeni ali dopolni, pri čemer vedno velja zadnja veljavna verzija, kar je razvidno iz datuma sprejetja zadnje veljavne verzije Politike.

Politika je v fizični obliki brezplačno na voljo na sedežu Družbe (Dimičeva ulica 14, Ljubljana), objavljena pa so tudi na spletni strani družbe www.pravnisos.si.

Politika prične veljati 25.5.2018.