Pravilniki, ki jih potrebuje vsako podjetje – I.del

15. 3. 2017

NUJNI PRAVILNIKI ZA VSAKO PODJETJE

Vsako podjetje za svoje delovanje potrebuje interne akte in pravilnike. To so akti, ki natančneje definirajo pravila, odnose, delovne procese, kakor tudi delitev družbe. Namenjeni so tako delavcem kot tudi delodajalcu, saj tako obe strani poznata svoje pravice in dolžnosti na delovnem mestu.

Na žalost vsak področni zakon ureja, kateri akti in pravilniki so tisti, ki jih potrebuje vsako podjetje, ne glede na število zaposlenih ali dejavnost, s katero se ukvarjajo.

Ta prispevek je namenjen vsem podjetnikom in našteva in opisuje le splošne in vsebinsko nevtralne akte, ki jih potrebujejo vsa podjetja, seveda pa je število in vsebina pravilnikov predvsem odvisna od dejavnosti, s katero se podjetje ukvarja.

Izjava o varnosti z oceno tveganja

Vsako podjetje, tudi če ima le enega zaposlenega v skladu z Zakonom o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1) pripraviti in sprejeti Izjavo o varnosti z oceno tveganja.

Delodajalec je dolžan glede na delovna mesta ter potrebe delovnega procesa v podjetju, kakor tudi glede na delovne naloge posameznega delavca pripraviti seznam nevarnostim, katerim je delavec izpostavljen na delovnem mestu. Te nevarnosti so lahko tako za delavčevo fizično, kakor tudi psihično dobrobit. Poleg prepoznavanja negativnih vplivov in dejavnikov se mora delodajalec zavzemati za njihovo zmanjšanje oziroma odpravo in tako v Izjavi o varnosti z oceno tveganja predvideti tudi slednje ukrepe.

Izjava o varnosti z oceno tveganja se razlikuje od podjetja do podjetja, vendar se nekatere lastnosti oziroma negativni vplivi ponavljajo znotraj posamezne dejavnosti. Za pomoč delodajalcem pristojno ministrstvo pripravlja navodila oziroma ocene tveganja za določene dejavnosti. Dokumenti so dostopni na spodnji povezavi:

http://www.osha.mddsz.gov.si/varnost-in-zdravje-pri-delu/informacije-po-temah/ocenjevanje-tveganja

Z namenom pripraviti čim kvalitetnejšo oceno zakon veleva delodajalcu tudi, da se o morebitnih nevarnostih posvetuje z delavci. S tem ko delodajalec v pripravo ocene vključi tudi ostale zaposlene, sam pripomore k večji kvaliteti Ocene. Slednji morajo biti vedno obveščeni o oceni tveganja, kar pomeni, da jim mora delodajalec vedno omogočiti dostop do Ocene. V nasprotnem primeru delodajalec tvega kazen. Okvirno višino oziroma razpon denarne kazni za udeležene določa ZVZD-1, od inšpektorja pa je odvisno za kako visoko kazen se bo odločil.

Naj vas še opozorimo, da ZVZD-1 zahteva, da mora vsak zaposleni, ne glede na to, kako nevarno oziroma varno delo opravlja, opraviti izpit iz varstva pri delu ter mora delodajalec delavca periodično napotiti na zdravstveni pregled.

5. člen ZVZD – 1

»(1) Delodajalec mora zagotoviti varnost in zdravje delavcev pri delu. V ta namen mora izvajati ukrepe, potrebne za zagotovitev varnosti in zdravja delavcev ter drugih oseb, ki so navzoče v delovnem procesu, vključno s preprečevanjem, odpravljanjem in obvladovanjem nevarnosti pri delu, obveščanjem in usposabljanjem delavcev, z ustrezno organiziranostjo in potrebnimi materialnimi sredstvi.

(3) Delodajalec mora upoštevati spreminjajoče se okoliščine ter izvajati take preventivne ukrepe in izbirati take delovne in proizvajalne metode, ki bodo zagotavljale izboljševanje stanja in višjo raven varnosti in zdravja pri delu, ter bodo vključene v vse aktivnosti delodajalca in na vseh organizacijskih ravneh.«

17. člen ZVZD – 1

 »(1) Delodajalec mora pisno oceniti tveganja, katerim so delavci izpostavljeni ali bi lahko bili izpostavljeni pri delu, po postopku, ki obsega zlasti:

–        identifikacijo oziroma odkrivanje nevarnosti;

–        ugotovitev, kdo od delavcev bi bil lahko izpostavljen identificiranim nevarnostim;

–        oceno tveganja, v kateri sta upoštevana verjetnost nastanka nezgod pri delu, poklicnih bolezni oziroma bolezni v zvezi z delom in resnost njihovih posledic;

–        odločitev o tem, ali je tveganje sprejemljivo;

–        odločitev o uvedbi ukrepov za zmanjšanje nesprejemljivega tveganja.

(2) Delodajalec mora popraviti in dopolniti oceno tveganja vsakokrat:

–        ko obstoječi preventivni ukrepi varovanja niso zadostni oziroma niso več ustrezni;

–        ko se spremenijo podatki, na katerih je ocenjevanje temeljilo;

–        ko obstajajo možnosti in načini za izpopolnitev oziroma dopolnitev ocenjevanja.

(3) Delodajalec mora po izvedenem ocenjevanju tveganja za varnost in zdravje pri delu izdelati in sprejeti izjavo o varnosti z oceno tveganja v pisni obliki, ki glede na vrsto in obseg dejavnosti vsebuje zlasti:

–        načrt za izvedbo predpisanih zahtev in ukrepov;

–        načrt in postopke za izvedbo ukrepov v primerih neposredne nevarnosti;

–        opredelitev obveznosti in odgovornosti odgovornih oseb delodajalca in delavcev za zagotavljanje varnosti in zdravja pri delu.

(4) V izjavi o varnosti z oceno tveganja delodajalec določi posebne zdravstvene zahteve, ki jih morajo izpolnjevati delavci za določeno delo, v delovnem procesu, ali za uporabo posameznih sredstev za delo, na podlagi strokovne ocene izvajalca medicine dela.

(5) V izjavi o varnosti mora delodajalec k pisni oceni tveganja priložiti zapisnik o posvetovanju z delavci oziroma njihovimi predstavniki.«

ZVZD-1 delodajalcu nalaga, da delavca obvešča in opozarja na morebitne večje dejavnosti, da opravi določene aktivnosti za zmanjšanje nevarnosti na delu. Če potrebujete pomoč pri pripravi Izjave o varnosti z oceno tveganja, nas kontaktirajte.  

 

Pravilnik o računovodstvu

Zakon o računovodstvu (ZR) v 4. členu zahteva od delodajalca, da slednji sprejme Pravilnik o računovodstvu, kjer definira organizacijo računovodstva, postopek in način knjiženja ter poročanja ter pravila kontrole knjigovodskih listin ter njihovo hranjenje.

4. člen ZR

»Pravne osebe s pravilnikom podrobneje uredijo način sestavljanja knjigovodskih listin, vrste knjigovodskih listin, odgovornost za sestavo, gibanje in kontrolo knjigovodskih listin ter njihovo hranjenje v skladu s tem zakonom in računovodskimi standardi.«

Pravilnik o računovodstvu naj vsebuje:

• podatke o tem ali ima družba zaposlenega računovodjo ali za te dejavnosti najema zunanjega izvajalca,
• način vodenja knjigovodskih listin
• način hranjenja računovodskih listin
• odgovornost za računovodske listine
• kontrola pravilnosti knjigovodskih listin itd.

Pravilnik o računovodstvu mora obsegati vsaj standarde, ki jih določa Zakon o računovodstvu in mednarodni računovodski standardi in zato podjetju ne prepušča veliko manevrskega prostora pri ureditvi področja, vsekakor pa navaja le minimalne standarde in lahko vsako posamezno podjetje funkcijo računovodstva vodi oziroma opravlja tudi v skladu z višjimi standardi.

Če potrebujete pomoč pri pripravi obveznega Pravilnika o računovodstvu, ki bo skrbno pripravljen za vašo družbo ter bo prilagojen že ustaljenemu delu v družbi, če je slednje v skladu z zakonom, nas kontaktirajte.

Pravilnik o ukrepih delodajalca za preprečevanje trpinčenja na delovnem mestu

Zakon o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1) v 24. členu določa, da mora delodajalec sprejeti ukrepe, ki preprečujejo nasilje trpinčenje in nadlegovanje ter druge psihosocialna tveganja na delovnih mestih. Zaradi pomen tematike priporočamo, da pravilnik sprejmete ter v njem čim natančneje definirate postopke, kako boste tovrstne negativne vplive učinkovito omejevali oziroma odpravili.

V primeru, da na delovnem mestu prihaja do tovrstnih kršitev (nasilje, trpinčenje, nadlegovanje,…), mora delavec najprej opozoriti delodajalca na kršitev ter zahtevati odpravo, če delodajalec omenjenih kršitev ne odpravi, lahko delavec odpove pogodbo o zaposlitvi.

Prav zaradi pomena varnega in ugodnega delovnega okolja delavca je pomembno, da delodajalec tudi pisno zavzame stališče ter v notranjem aktu jasno opredeli, kakšne naloge bo sprejel zato, da se odpravi oziroma prepreči tovrstne kršitve.

Priporočamo še, da pravilnik upošteva postopek ugotavljanja kršitve, postopek zagovora in prijave žrtve kateregakoli zgornjega psihosocialnega tveganja.

24. člen ZVZD-1

»Delodajalec mora sprejeti ukrepe za preprečevanje, odpravljanje in obvladovanje primerov nasilja, trpinčenja, nadlegovanja in drugih oblik psihosocialnega tveganja na delovnih mestih, ki lahko ogrozijo zdravje delavcev.«

Delodajalca se lahko v skladu z ZVZD-1 v primeru, da ne sprejme ukrepov, ki jih predpisuje zgornji del, kaznuje z globo v od 2.000 do 40.000 evrov.

Bi se radi izognili visoki denarni kazni ter svojim zaposlenim omogočili čim ugodnejše delovno okolje, vendar ne utegnete pripraviti potrebne dokumentacije? Kontaktirajte nas, z veseljem vam bomo pomagali.

Pravilnik o ugotavljanju alkoholiziranosti, uživanja drog in drugih prepovedanih substanc na delovnem mestu

Delavec med delovnim časom oziroma, ko je da delovnem mestu ne sme uživati alkohola ali drugih prepovedanih substanc, kakor tudi ne sme opravljati dela pod vplivom omenjenih substanc. Delodajalec je dolžan delavca v takšnem stanju odstraniti z delovnega mesta.  

 51. člen ZVZD – 1

»(1) Delavec ne sme delati ali biti na delovnem mestu pod vplivom alkohola, drog ali drugih prepovedanih substanc….

(3) Delodajalec ugotavlja stanje iz prvega odstavka tega člena po postopku in na način določenima z internim aktom delodajalca.

(4)Delodajalec ugotavlja stanje iz prvega odstavka tega člena po postopku in na način določenima z internim aktom delodajalca…«

Način, kako bo delodajalec delavca odstrani z delovnega mesta v omenjenem primeru zakonodaja prepušča delodajalcu, da postopek sam uredi v notranjem aktu. Notranji akt naj vsebuje predvsem naslednja poglavja:

• način ugotavljanja, ali je delavec alkoholiziran ali pod vplivom prepovedanih drog;
• način in možnost izvajanja nenapovedanih testov alkoholiziranosti delavcev;
• sankcije delodajalca v primeru, da je delavec na testu pozitiven;
• postopek odstranitve delavca z delovnega mesta v primeru alkoholiziranost;i
• vsebino zapisnika ob ugotovitvi alkoholiziranosti oziroma odstranitvi delavca z delovnega
• mesta in
• pričetek veljave pravilnika.

 

Pravilnik o promociji zdravja pri delu

Pravilnik o promociji zdravja pri delu je pravilnik, na katerega večina podjetij nevede pozabi, čeprav spada med obvezne pravilnike, ki jih mora imeti vsak delodajalec.

6. člen ZVZD – 1

»Delodajalec mora načrtovati in izvajati promocijo zdravja na delovnem mestu.«

7. člen ZVZD – 1

»(1) Delodajalec mora pri načrtovanju delovnega okolja, delovnih prostorov, delovnih in tehnoloških postopkov, uporabe delovne in osebne varovalne opreme in uporabe nevarnih kemičnih snovi zagotoviti, da so bili upoštevani vsi vplivi na varno in zdravo delo delavcev ter da so okolje, postopki, prostori, oprema in snovi primerni in v skladu z namenom uporabe.

(2) Delodajalec mora pri načrtovanju dela upoštevati duševne in telesne zmožnosti delavcev ter zmanjševati tveganja zaradi delovnih obremenitev, ki lahko vplivajo na varnost in zdravje delavcev pri delu.«

32. člen ZVZD – 1

»(1) Delodajalec mora promocijo zdravja na delovnem mestu načrtovati ter zanjo zagotoviti potrebna sredstva, pa tudi način spremljanja njenega izvajanja.

(2) Minister, pristojen za zdravje, izda smernice za določitev in pripravo promocije zdravja na delovnem mestu iz prejšnjega odstavka tega člena najkasneje do uveljavitve tega zakona.

(3) Smernice iz prejšnjega odstavka tega člena se po obravnavi na Ekonomsko‑socialnem svetu objavijo na spletnih straneh ministrstva, pristojnega za zdravje, in ministrstva, pristojnega za delo.«

Delodajalec je dolžan na različne načine skrbeti za izboljšanje počutja svojih delavcev pri delu. To delodajalci dosegajo s kombinacijo izboljševanje delovnih pogojev na delovnem mestu, spodbujanjem zaposlenih, da živijo čim bolj zdravo ter se udeležujejo  aktivnosti za varovanje in krepitev zdravja. Pravilnik o promociji zdravja pri delu naj vsebuje zaveze delodajalca, kako bo pripomogel k izboljšanju delovnega okolja ter zdravja zaposlenih. Predvsem je pomembno, da delodajalec sledi napotkom in smernicam, ki jih je v zvezi z zdravjem na delovnem mestu objavilo ministrstvo za zdravje.

Do smernic lahko dostopate tukaj:

http://www.mz.gov.si/fileadmin/mz.gov.si/pageuploads/javno_zdravje_2015/zdr_na_del_mestu/Smernice_promocija_zdravja_na_delovnem_mestu-marec_2015.pdf

Bi se radi izognili visoki denarni kazni ter svojim zaposlenim omogočili čim ugodnejše delovno okolje, vendar ne utegnete pripraviti potrebne dokumentacije? Kontaktirajte nas, z veseljem vam bomo pomagali.

Za pravno pomoč in svetovanje smo vam na voljo preko info@pravnisos.si ali telefonu 051 368 812, preverite pa tudi ostale storitve pravnega ali davčnega svetovanja, ki vam jih nudimo znotraj našega omrežja Pravni SOS.