Pravilniki, ki jih podjetje pogojno potrebuje – II. del

21. 7. 2017

PRAVILNIKI, KI JIH MORAJO UVELJAVITI DOLOČENA PODJETJA

Slovenska zakonodaja družbam dopušča, da določena področja poslovanja oziroma delovnih procesov uredijo sama. Seznam obveznih notranjih aktov smo objavili v prispevku z naslovom »PRAVILNIKI, KI JIH POTREBUJE VSAKO PODJETJE«. V nadaljevanju pa se bomo osredotočili na pravilnike, ki jih podjetja potrebujejo le pogojno, oziroma, če izpolnjujejo določene pogoje.

AKT O SISTEMATIZACIJI DELOVNIH MEST

V skladu z 2. odstavkom 22. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16 in 15/17 – odl. US, v nadaljevanju ZDR-1) je vsaka družba dolžna sprejeti Akt o sistematizacij delovnih mest. Iz tega določila so skladno z 22/2. členom ZDR-1 izvzeti manjši delodajalci. Manjši delodajalec je skladno s 3. odstavkom 5. člena delodajalec, ki zaposluje 10 ali manj ljudi. Posebno velja torej opozoriti, da se pojma »manjši delodajalec« in »malo podjetje« močno razlikujeta, saj je merilo za ugotavljanje ali je družba mali delodajalec le število zaposlenih.

• 5. člen ZDR-1

»(3) Manjši delodajalec po tem zakonu je delodajalec, ki zaposluje deset ali manj delavcev.«

• 22/2. člen ZDR-1

»(2) Delodajalec je dolžan s splošnim aktom določiti pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu oziroma za vrsto dela. Ta obveznost ne velja za manjše delodajalce.«

Akt o sistematizaciji delovnih mest mora biti pripravljen tako, da iz njega jasno izhaja vsaj katera delovna mesta so pri delodajalcu, kakšne so naloge delavca, ki je zaposlen na tem delovnem mestu, kakor tudi pogoje za opravljanje vsakega delovnega mesta. Vsakemu delodajalcu je prepuščeno, kako natančno bo uredil to področje. Natančna definicija dolžnosti in lastnosti vsakega delovnega mesta delodajalcu dolgoročno olajša delo pri iskanju zaposlenih, ter pri organizaciji delovnega procesa, delavcu pa že od samega začetka predstavi obseg in odgovornosti, ki jih na določenem delovnem mestu lahko pričakuje. Akt o sistematizaciji naj vsebuje tudi datum sprejetja ter načine spremembe akta ter morebitno omejeno trajanje.

V primeru, da delodajalec presodi, da določeno delovno mesto za družbo ni več potrebno, lahko delovno mesto ukine, delavca na tem delovnem mestu pa bodisi prezaposli na drugo delovno mesto, bodisi odpove delovno razmerje (pogoji in možnosti prezaposlitve na ustrezno oz. primerno delovno mesto so opisani v poglavju delovna razmerja). Istočasno pa je dolžnost delodajalca, da posodobi tudi Akt o sistematizaciji, še posebno če pri ukinitvi delovnega mesta pride do prenosa določenih nalog na druga delovna mesta.

Če potrebujete pomoč oziroma da za Vas pripravimo Akt o sistematizaciji delovnih mest, nas kontaktirajte.

PRAVILNIK O ZAVAROVANJU OSEBNIH PODATKOV

Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/2004, 113/2005 – ZInfP, 51/2007 – ZUstS-A, 67/2007, v nadaljevanju ZVOP-1) nalaga vsakemu delodajalcu, ki zaposluje vsaj 50 ljudi, da sprejme Pravilnik o zavarovanju osebnih podatkov.

• 25/2. člen ZVPPOT-1

»(2) Upravljavci osebnih podatkov v svojih aktih predpišejo postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določijo osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke.«

• 7/4. člen ZVPOT -1

»(4) Upravljavcem osebnih podatkov z manj kot 50 zaposlenimi ni treba izpolniti obveznosti iz drugega odstavka 25. člena.«

Pravilnik naj bo prilagojen dejanskim potrebam in specifikam družbe, vendar naj poleg specifik vsake družbe obravnava tudi:

• varovanje prostorov in računalniške opreme,
• varovanje sistemske in aplikativno programske računalniške opreme ter podatkov, ki se obdelujejo z računalniško opremo,
• storitve, ki jih opravljajo zunanje pravne ali fizične osebe,
• sprejem in posredovanje osebnih podatkov,
• brisanje podatkov ,
• ukrepanje ob sumu nepooblaščenega dostopa in
• odgovornost za izvajanje varnostnih ukrepov in postopkov.

Tudi pri tem pravilniku priporočamo, da že v pravilniku določite načine spremembe in morebitno dodajanje določb v pravilnik, kakor tudi njegovo trajanje.

Posebno skrb v prihodnje namenite tudi na novo sprejeti Splošni uredbi o varstvu osebnih podatkov ( angl.  General Data Protection Regulation, v nadaljevanju: GDPR), ki se bo 25.5 2018 pričela uporabljati v vseh državah članicah EU. Direktiva prinaša precej novosti, o katerih bomo pripravili novo publikacijo, ki vam bo omogočila čim  bolj enostaven sprejem in implementacijo novih dolžnosti delodajalca.

Če potrebujete pomoč oziroma da za Vas pripravimo Pravilnik o zavarovanju osebnih podatkov oziroma za vas pripravimo vso potrebno dokumentacijo v zvezi s GDPR, nas kontaktirajte.

OSTALI PRAVILNIKI

Za lažjo organizacijo delovnih procesov, predvsem pa za to, da lahko družba enotno deluje je priporočljivo, da ima družba vse glavne procese urejene v notranjih aktih družbe. Na ta način bo družba imela jasen sistem obravnave kršitev in kazni zanje in bo delavcem omogočila večjo predvidljivost ter varnost pri delodajalcu, družba pa bo brez težav enakovredno obravnavala vse zaposlene in tudi kandidate, ki se bodo prijavili na določeno delovno mesto oziroma bodo opravljali delovne naloge.

Pravilnike naj sprejema poslovodstvo družbe, vsebujejo pa naj jasno opredelitev področja, ki ga urejajo, sankcije za kršitev določb kakor tudi trajanje in morebitno zakonsko podlago, na podlagi katere so sprejeti.

Takšni pravilniki so predvsem:

• Pravilnik o uporabi službenih vozil,
• Pravilnik o uporabi službenih mobilnih telefonov,
• Pravilnik o varovanju poslovnih skrivnosti,
• Pravilnik o letnem dopustu in prostih delovnih dneh,
• Pravilnik o delovni obleki, obutvi in osebni varovalni opremi, itd.

Posebno opozarjamo še na to, da morajo biti zaposleni v družbi seznanjeni z veljavnimi in na novo sprejetimi notranjimi aktu družbe, kakor  tudi morajo imeli dostop do njih kadarkoli. Delavec ima pravico do vpogleda v notranji akt brez nadzorstva delodajalca oziroma nadrejenega.

V primeru, da potrebujete pomoč pri presoji, katere pravilnike potrebujete v vašem podjetju ter kako jih pripraviti, Vas vabimo da obiščete našo spletno podstran mobilna pisarna in nas kontaktirate.

Za pravno pomoč in svetovanje smo vam na voljo preko info@pravnisos.si ali telefonu 051 368 812, preverite pa tudi ostale storitve pravnega ali davčnega svetovanja, ki vam jih nudimo znotraj našega omrežja Pravni SOS.